Privacyverklaring

01. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is:

Handelsnaam

Acetax

KvK-nummer

61832636

Vestigingsadres

Lunastraat 10, 6043 VG Roermond, Nederland

E-mail

info@acetax.nl

Telefoon

+31 6 14989499

Website

www.acetax.nl

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u rechtstreeks contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres.

02. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met Acetax verwerken wij onder meer:

• Identiteits- en contactgegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel bedrijfsnaam.
• Ritgegevens: ophaal- en bestemmingsadres, tussenstops, reisdatum en -tijd, aantal passagiers, bagage, retourrit en bijzonderheden die u zelf verstrekt.
• Aanvraag- en abonnementsgegevens: gewenste dienst, geselecteerd abonnement, aanvraaginhoud, status en correspondentie.
• Administratieve gegevens: afspraken, betaalwijze, factuurgegevens, betalingen en gegevens die noodzakelijk zijn voor boekhouding of klachtenafhandeling.
• Technische gegevens: IP-adres, tijdstippen van verzoeken, apparaat- en browsergegevens en beveiligingslogs, voor zover deze door de website of hostingomgeving worden verwerkt.
• Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, berichten of telefoonaantekeningen die relevant zijn voor uw verzoek.

Wij verzoeken u geen medische of andere bijzondere persoonsgegevens in vrije tekstvelden op te nemen, tenzij dit strikt noodzakelijk is om uw vervoersvraag te beoordelen. Wanneer dergelijke gegevens toch noodzakelijk blijken, beoordelen wij afzonderlijk of en op welke wettelijke basis wij deze mogen verwerken.

03. Waarom gebruiken wij uw gegevens?

Uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarvan — artikel 6 lid 1 onder b AVG

Wij gebruiken uw gegevens om ritaanvragen te behandelen, beschikbaarheid en ritdetails te bespreken, ritten te plannen en uit te voeren, abonnementsaanvragen te behandelen en hierover met u te communiceren.

Wettelijke verplichtingen — artikel 6 lid 1 onder c AVG

Wij verwerken en bewaren bepaalde administratieve en financiële gegevens om te voldoen aan toepasselijke fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigde belangen — artikel 6 lid 1 onder f AVG

Voor zover noodzakelijk verwerken wij technische en relevante zakelijke gegevens om onze website te beveiligen, misbruik en frauduleuze aanvragen tegen te gaan, onze dienstverlening te beheren, zakelijke correspondentie af te handelen en rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Daarbij wegen wij onze belangen af tegen uw privacybelangen.

Toestemming — artikel 6 lid 1 onder a AVG

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde analytische of marketingtechnologieën, verwerken wij gegevens pas nadat u daarvoor een geldige keuze heeft gemaakt. U kunt toestemming op elk moment intrekken; dat tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan.

04. Boekingen, berichten en verplichte gegevens

Wanneer u een boekings- of aanvraagformulier invult, gebruiken wij de verstrekte gegevens voor het behandelen van uw verzoek. Wij kunnen u per e-mail of telefoon benaderen om ontbrekende informatie op te vragen, een rit te bevestigen, af te wijzen of wijzigingen te bespreken. Wij gebruiken uw contactgegevens niet zonder passende wettelijke grondslag voor ongevraagde marketing.

Velden die in een formulier als verplicht zijn aangeduid, zijn noodzakelijk om uw aanvraag adequaat te kunnen behandelen. Zonder deze gegevens kunnen wij mogelijk geen prijsindicatie geven, uw aanvraag verwerken of de gevraagde dienst leveren. Overige informatie verstrekt u vrijwillig.

Wanneer iemand namens een andere passagier een rit aanvraagt, verwachten wij dat die persoon bevoegd is de noodzakelijke gegevens te verstrekken en de passagier, waar passend, over deze privacyverklaring informeert.

05. Met welke partijen delen wij gegevens?

Acetax verkoopt geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dit nodig is voor de genoemde doeleinden, wanneer een wettelijke verplichting bestaat of wanneer u daarvoor rechtsgeldig toestemming heeft gegeven.

• Hostinger: hosting, website-infrastructuur, opslag en e-mailafhandeling.
• Google Maps Platform: route- en afstandsberekening. Invoer van locaties en technische gegevens kan voor de werking van de kaart- en routediensten bij Google terechtkomen.
• Telegram: interne meldingen over nieuwe boekingen en aanvragen. In dergelijke meldingen kunnen contact- en aanvraaggegevens voorkomen. Telegram is een externe dienst met een eigen gegevensverwerking.
• Administratieve of professionele dienstverleners: bijvoorbeeld boekhouder, IT-ondersteuning of juridisch adviseur, voor zover noodzakelijk.
• Uitvoerende vervoerspartners: uitsluitend indien een rit rechtmatig door of met een andere vervoerder wordt uitgevoerd en het delen noodzakelijk is voor de rit.
• Bevoegde autoriteiten: uitsluitend wanneer een wettelijke verplichting of rechtsgeldige vordering daartoe aanleiding geeft.

Met partijen die namens Acetax als verwerker optreden, sluiten wij waar wettelijk vereist een verwerkersovereenkomst. Externe partijen kunnen in bepaalde gevallen zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn; hun eigen privacyvoorwaarden zijn dan eveneens relevant.

06. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Bij het gebruik van internationale diensten, waaronder Google en Telegram, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt of toegankelijk zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer Acetax verantwoordelijk is voor een dergelijke doorgifte, zorgen wij ervoor dat deze uitsluitend plaatsvindt op een geldige grondslag uit hoofdstuk V van de AVG, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen, voor zover beschikbaar en toereikend.

U kunt ons vragen om meer informatie over de toepasselijke waarborgen bij een concrete doorgifte. Wanneer voor een voorgenomen verwerking geen toereikende rechtsgrond of waarborg bestaat, dient deze verwerking te worden aangepast of achterwege te blijven.

07. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het oorspronkelijke doel, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt of langere bewaring aantoonbaar noodzakelijk is voor bijvoorbeeld een lopend geschil. Wij hanteren de volgende criteria:

• Ritaanvragen en ritdossiers: gedurende de behandeling en uitvoering en daarna alleen zolang noodzakelijk voor administratie, nazorg, klachten of eventuele rechtsvorderingen.
• Contact- en abonnementsaanvragen: zolang noodzakelijk voor behandeling en opvolging; aanvragen die niet tot een overeenkomst leiden, worden periodiek beoordeeld op verwijdering.
• Financiële administratie: in beginsel zeven jaar voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, behoudens wettelijke uitzonderingen.
• Technische logs en beveiligingsgegevens: volgens een passende, zo kort mogelijke bewaartermijn die aansluit bij het beveiligingsdoel en de instellingen van onze dienstverleners.
• Berichten via externe kanalen: zolang nodig voor de afhandeling en overeenkomstig ons verwijderbeleid, rekening houdend met de mogelijkheden en bewaartermijnen van de betreffende dienst.

Na afloop van de toepasselijke termijn verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk is toegestaan en noodzakelijk blijft.

08. Cookies en Google Analytics

Onze WordPress-website en hostingomgeving kunnen functionele cookies of vergelijkbare technieken gebruiken voor basisfunctionaliteit, beveiliging en het onthouden van technische voorkeuren. Voor strikt noodzakelijke cookies is in beginsel geen voorafgaande toestemming vereist.

Wanneer Google Analytics wordt ingeschakeld, kan dit worden gebruikt om inzicht te krijgen in bijvoorbeeld bezoekersaantallen, bezochte pagina's en websiteprestaties. Vooraf beoordelen wij de concrete configuratie, de grondslag, eventuele doorgifte en de toepasselijke cookievereisten. Cookies en vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is, worden niet geactiveerd voordat die toestemming is verkregen.

Bij de toekomstige invoering van een cookiebanner krijgt u, waar wettelijk vereist, een vrije en duidelijke keuze en een eenvoudige mogelijkheid om uw voorkeur later te wijzigen. Een eventuele weigering van niet-noodzakelijke cookies verhindert niet dat u de basiswebsite gebruikt.

U kunt cookies daarnaast via uw browserinstellingen verwijderen of blokkeren. Dit kan gevolgen hebben voor bepaalde websitefuncties. Zodra aanvullende diensten worden geactiveerd, actualiseren wij deze informatie en, indien nodig, een afzonderlijk cookieoverzicht.

09. Hoe beschermen wij persoonsgegevens?

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de risico's van de verwerking. Hieronder vallen waar toepasselijk versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeperking tot beheersystemen, het zorgvuldig beheren van accounts en updates, en maatregelen om ongeautoriseerde toegang en misbruik tegen te gaan.

Geen enkele elektronische verwerking is volledig risicovrij. Wij evalueren beveiligingsmaatregelen waar nodig en handelen beveiligingsincidenten af volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen, waaronder de regels voor het melden van datalekken.

10. Welke privacyrechten heeft u?

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerking. Wanneer wij gegevens op toestemming verwerken, mag u die toestemming intrekken.

U kunt een verzoek indienen via info@acetax.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. In wettelijk toegestane gevallen kan deze termijn worden verlengd; daarover informeren wij u tijdig. Wij kunnen uw identiteit op een proportionele manier controleren voordat wij vertrouwelijke informatie verstrekken.

Uw rechten zijn niet absoluut. Zo kan Acetax verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren op grond van de wet of kan een andere wettelijke uitzondering gelden. Wij motiveren een eventuele gehele of gedeeltelijke afwijzing.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, maar dit is geen voorwaarde voor het indienen van een klacht.

11. Overige bepalingen

Geautomatiseerde besluitvorming

Acetax neemt in het kader van de beschreven boekings- en abonnementsaanvragen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, voor zover de huidige dienstverlening betreft. Routeberekeningen en technische controles zijn op zichzelf geen dergelijke besluiten.

Gegevens uit andere bronnen

In de regel ontvangen wij gegevens rechtstreeks van u. Wanneer een derde namens u boekt, kunnen wij de voor de rit noodzakelijke gegevens van die persoon ontvangen. Voor zover vereist informeren wij u daarover volgens de AVG.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, gebruikte technologieën of wettelijke verplichtingen wijzigen. De actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen aanvullend wanneer de wet dit vereist.

Deze privacyverklaring is bedoeld om transparant te informeren over gegevensverwerking. Zij beperkt geen wettelijke rechten van betrokkenen en vormt geen uitsluiting van wettelijke aansprakelijkheid.